Письмо об отсутствии предложений

Содержание

Как грамотно написать письмо-отказ

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

начало (заголовок и обращение);
основной (информативный) раздел;
заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Источник: https://www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

Письмо об отсутствии предложений

1 По каким поводам происходит деловая переписка
2 Как оформить отказ
3 Общие сведения о деловом письме
4 На имя кого писать
5 Оформление письма-отказа
6 Кто должен подписать
7 Как отправить письмо
8 Письмо-отказ от сотрудничества
9 Письмо-отказ от участия в мероприятии
10 Письмо-отказ от предложения о работе
11 Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
12 Структура и примерное содержание письма-отказа
13 Стиль письма-отказа
14 Оформление письма-отказа
15 б) отсутствие у субъекта МСП задолженности по налогам, сборам и другим обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и государственные внебюджетные фонды;
16 е) наличие заключенного между Министерством и субъектом МСП договора о предоставлении субсидии в целях возмещения части затрат субъектов МСП, связанных с уплатой лизинговых платежей по договорам лизинга.
17 — выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей), полученная не более чем за 30 календарных дней до дня подачи заявки;
18 — копии свидетельства о постановке на учет российской организации (физического лица) в налоговом органе;
19 — копий учредительных документов (для юридических лиц) либо копия паспорта (для индивидуальных предпринимателей);
20 — справки налогового органа, органов государственных внебюджетных фондов об отсутствии у субъекта МСП задолженности по налогам, сборам и другим обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и государственные внебюджетные фонды, полученная не ранее чем за 30 календарных дней до дня подачи заявки;
21 — копий действующих договоров лизинга с приложением графика погашения лизинговых платежей, заверенных лизингодателем;
22 — копий договоров купли-продажи предметов лизинга и поставки предметов лизинга, заверенных лизингодателем;
23 — копий актов приема-передачи имущества, полученного лизингополучателем по договорам лизинга, заверенные лизингополучателем;
24 — копий платежных поручений, подтверждающих уплату субъектом МСП лизинговых платежей;

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д.

Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений.

Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений).

Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Источник: https://pravoved-obzor.ru/spravki/pismo-ob-otsutstvii-predlozhenij

Образец письма об отсутствии предложений. Распоряжение – образец оформления. Скачайте полезные документы

Письмо об отсутствии предложений

Для работников распоряжение работодателя носит обязательный характер. Если оно является законным, т.е. не нарушает нормы права. И именно несоответствие обязательным требованиям закона становится основанием , .

Если на сайте Вы не нашли требуемого в деятельности документа (представлены , и т.п.), распоряжение можно составить по следующему примеру.

Пример распоряжения работодателя

Общество с ограниченной ответственностью «КиноФинт»

Распоряжение № 177

В связи с необходимостью разработки и утверждения Плана закупок в соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ,

Структурным подразделениям ООО «КиноФинт» в срок до 14 декабря 2021 г. представить начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне перечень товаров, работ и услуг, необходимых для осуществления работниками ООО «КиноФинт» трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором в 2021 году.
Начальникам структурных подразделений (согласно прилагаемому к настоящему распоряжению списку) назначить ответственных за исполнение настоящего приложения, взять на контроль сроки исполнения требования распоряжения.
Начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне в срок до 20 декабря 2021 г. представить генеральному директору ООО «КиноФинт» оформленный в соответствии с требованиями законодательства РФ план закупок ООО «КиноФинт» на 2022 год.
Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Приложение: список структурных подразделений

лист ознакомления с настоящим распоряжением

Заместитель генерального директора Яковлев Яковлев С.П.

Чем отличается распоряжение работодателя от приказа

Ответ на этот вопрос носит больше теоретический характер. С точки зрения практики, стоит признать, что отличия не очевидны. Конечно, теоретики трудового права найдут признаки и особенности каждого документа.

Например, с помощью приказа решаются правовые вопросы, а распоряжение регулирует организационные вопросы.

А как быть с ? Разве это не вопрос организации труда? Или называют отличие: приказ носит длительный срок, а распоряжения ограничены во времени. Тоже спорное отличие.

Но даже Трудовой кодекс (статья 68, к примеру) употребляет эти термины как равнозначные. Хотя одно отличие все же «налицо». Приказ работодателя не может быть устным. А простое распоряжение руководителя иногда выражается в устной форме.

Кто издает распоряжение работодателя

Приказ всегда издает (и подписывает) руководитель организации. Если это иное лицо, его должны уполномочить на издание приказов.

В случае с распоряжением, ситуация иная. Документ вправе издавать и руководство структурных подразделений. Но только если такое право предоставлено им локальными актами организации, должностными инструкциями. В этих же актах стоит искать ответ на вопрос, должен ли руководитель согласовывать распоряжение нижестоящего сотрудника.

Среди кадровых работников встречается мнение, что распоряжение работодатель не должен обосновывать с точки зрения ссылки на правовые нормы. Юристы, думаем, с такой точкой зрения не согласятся. Любой распорядительный акт должны подкреплять правовые нормы.

наименование работодателя
дата, место составления документа, его вид – Распоряжение
основание издать распоряжение
собственно распорядительная часть – обязываю, требую, приказываю, назначаю и т.п.
контроль за исполнением требований документа, подпись с расшифровкой издавшего документ лица.

Текст распоряжения работодателя обязательно доводится до сведения заинтересованных работников под роспись.

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным.

В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.

Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна.

Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий.

Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

Направление письма- почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.

Прежде всего к такими преимуществами являются:

Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.

Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.

Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии.

В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП “Почта России”), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам.

Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении – оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!

Письмо-ответ бланк:

Генеральному директоруООО «Монолиттрест № 689»

О.В. Бражному

Уважаемый…!

В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.

Источник: https://extraslots.ru/materialy/obrazec-pisma-ob-otsutstvii-predlozhenii-rasporyazhenie/

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

Письмо об отсутствии предложений

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

Поблагодарить.
Сообщить об отказе.
Описать главную причину отказа.
Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя] Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Источник: https://clubshuttle.ru/kak-napisat-pismo-otkaz

Письмо-отказ

Письмо об отсутствии предложений

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ.

Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.

Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме.

Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.

Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Например:

Уважаемый Олег Олегович!

или

Уважаемый г-н Макаренко!

или

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос.

Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

______________ № ___________

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех.

Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией.

То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Пример:

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.

Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Пример:

Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.

Image by David-Castillo-Dominici / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3261

Письмо-отказ (на английском “letter of denial”) это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.

Данное письмо например может направить работодатель в ответ на просьбу работника о дополнительном оплачиваемом отпуске или арендодатель в ответ на запрос от потенциального арендатора также его может направить банк отказывающий в кредите заявителю.

То есть данный документ может быть направлен любым лицом в ситуации, когда требуется официальный отказ.

Шаг 1. Перед написанием данного письма тщательно ознакомьтесь с первоначальным запросом (на который вы хотите ответить отказом) во избежание возможной путаницы.

Шаг 2.    Будьте конкретны в указании причины отказа и по возможности предложите альтернативу, например предложите другую дату (при запросе дополнительного отпуска).

Шаг 3. В написании письма будьте вежливы и профессиональны. Агрессивный и тем более оскорбительный ответ может послужить причиной обвинений и судебного преследования в будущем.

Шаг 4. Подпишите письмо-отказ.

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

С сожалением вынуждены сообщить, что ваша просьба о дополнительном оплачиваемом отпуске была отклонена. После тщательного рассмотрения вашего запроса было принято решение, что в настоящий момент подобный запрос не может быть удовлетворен.

Тот период времени, который вы указали в запросе как дни оплачиваемого отпуска, является наиболее интенсивным для нашей компании в течение всего года.

Для нас было бы крайне неэффективно и нецелесообразно потерять на указанный период одного из наших лучших работников.

Каждый год в этот период повышается риск возникновения нестандартных ситуаций и мы не думаем, что без вас сможем с ними справиться.

Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть даты отпуска и направить запрос повторно.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.

ООО «Джон доу»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

г-ну Петрову Петру Петровичу

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим хочу поблагодарить вас за проявленный интерес к вакансии «Ассистент юриста» в ООО «Джон доу». За непродолжительный период мы получили большое количество впечатляющих резюме от кандидатов и с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий момент мы не готовы рассматривать вашу кандидатуру в качестве соискателя на данную позицию.

Выражаю вам нашу признательность за потраченное время и призываю вас в дальнейшем, при появлении новых вакансий в нашей компании, откликаться на них и направлять нам ваше резюме.

Мы приняли во внимание ваш опыт ассистента нотариуса, который может нам быть полезен после того, как в скором будущем мы откроем нотариальную контору.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.

ООО «Джон доу»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим выражаю благодарность за проявленный интерес в аренде помещения расположенном на первом этаже в Торговом центре «Радуга» город Ярославль.

Тем не менее с сожалением вынужден сообщить, что ваш запрос на аренду помещения был отклонен. Поводом к отказе послужило то, что предложенные вами ставки арендной платы не соответствуют нашим бюджетным требованиям.

В случае, если вы пересмотрите предложенный вами размер арендных ставок в сторону увеличения мы с радостью повторно рассмотрим ваш запрос.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.

АО «Джон доу Банк»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения:

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

После рассмотрения вашей заявки на кредит для малого бизнеса с сожалением вынуждены сообщить об отказе в ее удовлетворении.

В настоящий момент, ваша компания не соответствует нашим требованиям к заемщикам согласно которым годовой оборот компании заявителя должен составлять не менее 1 500 000 (Одного миллиона пятьсот тысяч) рублей. В случае, если в будущем показатели вашей компании изменятся мы с радостью повторно рассмотрим вашу заявку.

Быть может в настоящий момент вас заинтересуют наши кредитные предложения для физических лиц, без дополнительных требований налагаемых на юридические лица. В приложении направляем вам наш буклет.

Председатель правления

АО «Джон доу Банк» _________________ Иванов И.И.