Срок хранения авансовых отчетов
Сколько хранятся авансовые отчеты?
В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?
Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года
Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет
Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет
Приказ Росархива № 236: организациям следует хранить отчеты 5 лет
Итоги
В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
- налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
- бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).
Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в этой статье.
Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:
Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.
Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года
В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.
Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.
Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.
Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет
В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.
В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.
Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет
В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.
Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств.
Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).
Приказ Росархива № 236: организациям следует хранить отчеты 5 лет
В таблице, которая размещена в ст. 277 перечня Росархива от 20.12.
2021 № 236, указано, что первичные первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы, в том числе кассовые документы и авансовые отчеты, должны храниться 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена проверка, а при возникновении споров и разногласий эти документы сохраняются до принятия решения по делу.
Итоги
В большинстве случае хранить авансовые отчеты организации придется не менее 5 лет. Но возможно, их потребуется сохранять и дольше, если они используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды. Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Cколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.
Первичные учетные документы
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:
- кассовых книг;
- банковских документов;
- актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладных и авансовых отчетов;
- переписки;
- путевых листов и журналов их учета;
- документов о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию
Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.
Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы. По одним документам — 5 лет.А с другой стороны так называемая «глубина» налоговой проверки — 3 года.А с третьей — п.8 ст.23 НК РФ «в течение 4 (четырех) лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета …;И еще, расскажите про правила хранения документов.
А так же, зачем хранить документы 5 лет, если проверяют за 3 года.
к меню
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет
Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички: документы для расчета налогов можно выбросить через четыре года после того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше.
Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.
Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже. Примечание: Письмо Минфина от 19 июля 2021 г. № 03-07-11/45829
Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).
Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 № 03-11-11/104.
Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.
После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.
Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.
к меню
Сроки хранения КАДРОВОЙ документации
Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.
№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Примечание: Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.
Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Началом срока хранения документов
считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2021 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2021 года. Из этого правила есть два исключения.
- Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
Источник: https://conf-audit.ru/skolko-hranyatsya-avansovye-otchety/
Какой срок хранения у авансовых отчетов? – все о налогах
В 2021 году Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов. В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.
Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.
Бухгалтерские документы: учетную политику, первичку, регистры бухучета, отчетность, аудиторское заключение – храните в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Срок отсчитывайте после года, когда использовали их в последний раз.
Документы для расчета налогов храните в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Срок отсчитывайте с того отчетного или налогового периода, в котором последний раз использовали документы для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Из этого правила есть два исключения.- Регистры, необходимые для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, и журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур) отсчитывайте с даты последней записи в них.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества — с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете. Основание — письмо Минфина № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2021 г.
Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов регламентированы:
Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет таблица сроков хранения документов:
Документ | Срок хранения(кол-во лет) |
1. Оплата труда | |
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении. | Постоянно* |
Положение об оплате труда и премировании работников | Постоянно |
Табель учета рабочего времени:— нормальные условия труда— тяжелые, вредные и опасные условия труда | 575 |
Расчетно-платежная ведомость | 5 |
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 |
2. Страховые взносы | |
Карточка индивидуального учета | 6 |
Платежные поручения на перечисление страховых взносов | |
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов | |
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1) | |
2.1 Документы для ФСС России | |
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму | 5 |
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма | 5 |
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний | 5 |
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму | 5 |
2.1 Документы для ПФР | |
Индивидуальные сведения | 75 |
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов | 5 |
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3) | 5 |
3. НДФЛ | |
Налоговая карточка по учету НДФЛ | 5 |
Справка по форме 2-НДФЛ | 5 |
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный) | 5 |
Заявление об отказе от вычета | 5 |
Заявление о последовательности применения вычетов | 5 |
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ | 5 |
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС | 5 |
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ | 5 |
Листок нетрудоспособности | 5 |
Журналы регистрации листков нетрудоспособности | 5 |
Заявление о выплате пособия | 5 |
* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).
Чтобы случайно не утилизировать первичку, срок хранения которых еще не истек, нужно правильно исчислять его. Считать нужно не с момента создания файла, а с начала следующего года (п. 2.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Такие правила действуют не для всех документов. Например, срок хранения нужно считать с момента:
- последней записи для книги покупок и книге продаж,
- истечения срока действия – договора на аудиторские услуги и прочие,
- увольнения материально ответственного лица – договоры о материальной ответственности,
- снятия с учета – свидетельство о постановке на учет.
Архив бухгалтерских документов: сроки хранения
Для архива оборудуйте специальные помещения, сейфы или шкафы. Помещение для него должно быть изолированным, сухим, снабжено пожарной сигнализацией и системой пожаротушения. Обязательна защита от несанкционированного доступа, особенно, если есть документы с особым статусом.
https://www..com/watch?v=k1fMsjBo6hw
Госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения документов, а вот учреждения создают их по своему желанию.
https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
В архив сдайте документы, которые нужно хранить временно (свыше 10 лет), либо постоянно. Остальные держите в бухгалтерии, пока не придет время их уничтожить.
Порядок хранения бухгалтерских документов
До того как передадите документы в архив, соблюдайте такие правила.
- Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечат их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
- Остальные документы храните в закрытых помещениях или шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Электронные документы
Бухгалтерские документы можете хранить в электронной форме:
- Первичные и сводные учетные документы составляют как на бумажных носителях, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 32, 33 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», п. 11 ).
- Регистры налогового учета можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
- Налоговые декларации (расчеты) можно сдать электронно (ст. 80 Налогового кодекса РФ).
Электронные документы должны быть заверены электронной подписью. В архив передавайте их в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте состояние электронных носителей и можно ли их воспроизвести. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 г.
Ответственность за сохранность документов
Соблюдайте сроки хранения. Если уничтожите документы раньше срока, то не сможете предъявить их по требованию проверяющего. За это вас могут оштрафовать по статье 15.11 КоАП РФ:
- от 5 тыс. до 10 тыс. руб. – за первое нарушение;
- от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.
Если не представите налоговикам, заплатите 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).
Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения
Когда срок хранения документов истекает, утилизируйте их. Такое решение принимает комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее могут входить секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.
Она должна составить протокол заседания, а затем на его основании акт на уничтожение документов. В акте пропишите реквизиты всех документов (например, «авансовые отчеты за 2009 год») и способ уничтожения.
Их два:
- Передать на переработку (утилизацию). Передачу оформите накладной. Укажите в ней дату передачи, вес и количество бумаг.
- Самостоятельно уничтожить – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д. Для этого используйте акт, который утвержден в приложении 21 приказа Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 г.
Пример списания электронных документов >>
Подробнее про уничтожение и утилизацию бухгалтерских документов смотрите в рекомендации.
Источник:
Как правильно хранить бухгалтерские документы
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Какие документы хранить обязательно
В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).
А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.
Срок хранения
Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.
Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).
Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.
Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).
Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.
После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.
Источник: https://nalogmak.ru/transportnyj-nalog/kakoj-srok-hraneniya-u-avansovyh-otchetov-vse-o-nalogah.html
Сколько хранятся авансовые отчеты в архиве организации?
Авансовый отчет имеет вид двухстороннего бланка (форма № АО-1), а местом его «прописки» является альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств. Аванс выдается работнику в виде наличных денег через кассу предприятия. В расходном кассовом ордере кассир отмечает цель выдачи этих средств.
Список сотрудников организации, которые имеют право на получение подотчетных средств, содержится в соответствующем приказе руководства, хранимом в бухгалтерии. Положения данного приказа также определяют срок предоставления того или иного аванса. Закон говорит, что подотчетные средства могут выдаваться на сколь угодно долгий срок, определяемый руководством организации.
Чтобы получить подотчетные деньги на командировку, сотрудник должен иметь командировочное удостоверение, а руководитель организации – издать соответствующий приказ.
Сроки сдачи авансового отчета о расходовании подотчетных средств работником – не позднее чем через три дня после истечения периода, на который он эти средства получил. Сколько хранятся авансовые отчеты? Согласно ст.
29 Закона «О бухгалтерском учете», срок хранения авансовых отчетов составляет пять лет. Образец оформления авансового отчета вы можете посмотреть здесь.
Как правильно оформить авансовый отчет
Авансовый отчет по подотчетным средствам оформляется последовательно и аккуратно. Его составление и порядок заполнения бланка выглядят следующим образом:
- Бланк с лицевой стороны предназначен для указания на нем информации по названию организации, Ф.И.О. подотчетного работника, его должности, наименования отдела предприятия, в котором работает этот сотрудник. Кроме того, на лицевой стороне проставляется номер документа, дата его оформления и назначение подотчетных денег.
- Далее заполняется таблица в левой части лицевой стороны бланка – там указывается информация о предыдущих подотчетных средствах, о деньгах, полученных в данный момент и сумма расхода. Если имеет место быть перерасход или остаток денежных средств, то их суммы также указываются в авансовом отчете.
- Оборотная сторона бланка (АО-1) предназначена для записи списка документов, которые подтверждают совершенные траты (пункты 1-6). К таким документам относится командировочное удостоверение, чеки и квитанции, транспортные накладные. Возле названия каждого документа проставляется сумма расхода по нему в рублях. Всем бумагам, которые являются приложениями к авансовому отчету, присваивается номер, соответствующий их положению в таблице на оборотной стороне бланка отчета.
- В случае если подотчетные средства были выданы работнику в иностранной валюте, то дополнительно заполняется графа 1а на лицевой стороне бланка, а также графы 6 и 8 на обороте.
Далее заполненный сотрудником отчет переходит в руки бухгалтера, который вносит свои записи в данный документ. В таблицу «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне бланка вписываются номера корреспондентских счетов и суммы. На обороте прописываются цифры израсходованных средств, принятых к учету (пункты 7-8), а также счета, дебетируемые по указанным суммам (пункт 9).
Следующий этап – проверка правильности заполнения бланка авансового отчета, которую также осуществляет бухгалтер. Если все записи внесены корректно, то на отчет ставится отметка о проверке и утверждении, заполняется расписка на лицевой стороне авансового отчета, и он передается подотчетному сотруднику. Заверяется этот документ подписями бухгалтера и главного бухгалтера.
На этом «мытарства» авансового отчета не заканчиваются, и он отправляется на подпись руководителю предприятия. Только после подписания начальством документ принимается к учету и осуществляется списание подотчетных денег. Остаток средств отправляется в кассу организации, перерасход – на зарплатный счет подотчетного сотрудника.
И, напоследок, запомните! Нельзя выдавать наличные подотчетные деньги сотруднику, который имеет долг по предыдущему авансу. Также неприемлем доступ к подотчетным деньгам третьих лиц.
zhazhda.biz
В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
- налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
- бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).
Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:
- ст. 23 НК РФ;
- ст. 283 НК РФ;
Источник: https://uridicheskoelico.guru/ip/buhgalteriya-ip/skolko-hranyatsya-avansovye-otchety-podotchetnyh-lits.html
Сколько лет хранятся авансовые отчеты на предприятии?
В 2021 году Минфин назвал новые сроки хранения бухгалтерских документов. В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.
Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.
Бухгалтерские документы: учетную политику, первичку, регистры бухучета, отчетность, аудиторское заключение – храните в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Срок отсчитывайте после года, когда использовали их в последний раз.
Документы для расчета налогов храните в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Срок отсчитывайте с того отчетного или налогового периода, в котором последний раз использовали документы для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Из этого правила есть два исключения.- Регистры, необходимые для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, и журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур) отсчитывайте с даты последней записи в них.
- Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества — с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете. Основание — письмо Минфина № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2021 г.
Хранение авансовых отчетов
Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо со дня, обозначенного в приказе крайним для совершения трат на нужды организации. Такой отчет составляется после совершения этих трат и подкрепляется накладными, товарно-кассовыми чеками и прочими документами, позволяющими обосновать понесенные сотрудником расходы.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН
Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации.
На базе этого документа и происходит списание средств, которые были выданы. В случае, если эти средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам (ПКО).
Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам (РКО).
Для составления авансового отчета в компаниях используется унифицированная бухгалтерская форма АО-1.
В 2013 году эта форма была упразднена, и теперь в учетной политике организации может быть закреплена иная форма для составления авансового отчета, однако на практике большинство компаний продолжают использовать форму АО-1, как наиболее удобную и отработанную годами. Ниже приведен пример заполнения формы АО-1.
В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток или перерасход средств. Отчет всегда подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты.
В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о понесенных расходах. В этих документах обязательно должны быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, расшифровка каждого наименования с ценами, итоговая сумма. Полный список приложений к авансовому отчету можно найти здесь.
Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии
После заполнения авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию для проверки его соответствия всем установленным требованиям, а также обоснованности понесенных трат. Затем отчет утверждается руководителем организации. Только после этого подотчетный сотрудник получает окончательный расчет средств.
Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается в приказе с подписью руководителя организации.
Срок хранения авансовых отчетов в организации
Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.
Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации — первичным документам, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:
- Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации
- Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации
- Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года
В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, а в соответствии со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять первичную документацию не менее 5 лет от отчетного момента.
Таким образом минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.
Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и непосредственно влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако, существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса Российской Федерации — период может быть увеличен до 10 лет.
Обрабатывать авансовые отчеты от создания до подписания, а также хранить всю первичную документацию можно электронно в специализированном бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчет.
Действующие правила хранения авансовых отчетов в организации
Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации.
В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации — вся первичка, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя компании.
А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны.
Определять их может сама компания, однако требования эти должны быть закреплены в её учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц.
Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке, куда подшиваются все документы подотчетных лиц. Подшиваться такие папки могут поквартально, за полугодие либо за год.
Источник: https://hamiltonapps.ru/hranenie-avansovyh-otchetov/
Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.
Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.
Первичные учетные документы
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:
- кассовых книг;
- банковских документов;
- актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
- накладных и авансовых отчетов;
- переписки;
- путевых листов и журналов их учета;
- документов о получении зарплаты и выплате пособий;
- инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Учетная политика и договоры
Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.
Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.
Бухотчетность
Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.
По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.
Документы для расчета налогов и взносов
Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного “основного” срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:
- документов налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
- счетов-фактур;
- книг покупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
- таможенных деклараций в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
- документов об уплате авансовых платежей акцизов.
А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.
Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.
И конечно, если речь идет о расходах, которые “растянуты” на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.
Налоговая отчетность и отчетность по взносам
Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.
Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.
А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.
В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.
Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.
Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.Задать вопрос можно тут
Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843
С уважением к вашему бизнесу,
Сушонкова Елена
Подписывайтесь на нас:
ДзенTeletypeТелеграмм
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Как рассчитывается балансовая прибыль?
Как отражается в бухгалтерском учете приобретение газовых баллонов?
Как рассчитывается и в каких целях используется показатель текущей стоимости дебиторской задолженности?
Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aa8f256a815f1bac2fc4e13/razbiraemsia-skolko-nujno-hranit-buhgalterskie-i-nalogovye-dokumenty-5d80a26a1febd400ad9058cb
Какой срок хранения авансовых отчетов в организации в 2021 году
Сколько хранятся авансовые отчеты на предприятии, определяет не руководитель, а действующее законодательство в России. Причем закон не определяет единый срок хранения в 2021 году авансовых отчетов, в связи с чем у бухгалтеров может возникнуть путаница.
Как хранить норковую шубу в домашних условиях
Что такое авансовый отчет
Авансовый отчет выдается для подтверждения подотчетными работниками командировочных или других потраченных сумм, использованных в конкретных целях. Аванс выдается в соответствующей последовательности:
- Начальник составляет приказ, в котором речь идет о подотчетных лицах. В документе фиксируют основные составляющие: список, величину финсредств, которые получит подотчетный сотрудник, на что разрешается тратить деньги и в какой временной отрезок.
- Если речь идет о сотрудниках, которые выезжают в командировку, может издаваться указ по предприятию или выдаваться удостоверение. Документ заверяют подписью руководителя фирмы. Эти официальные бумаги позволяют выдать человеку аванс.
Бланк, как выглядит авансовый отчет в организациях в 2021 году, можно скачать в Интернете в свободном доступе. Форма носит название АО-1. Документ составляют в двойном экземпляре – первый заполняет бухгалтер, а второй тот, кто получил средства и потратил их.
Хотя представлять авансовый отчет при всех тратах необязательно. Иногда достаточно показать кассовый или товарный чек, предъявить квитанцию, напечатанную в банкомате.
Документы для установки сроков хранения авансовых отчетов
Хозяйственная деятельность каждого предприятия предполагает учет соответствующей документации. Такие документы делят на 2 группы:
- налоговые – подходят для расчета налоговых сумм и обязательных взносов;
- бухгалтерские – прикладывают к налоговым, касаются особенностей кадрового учета, учета активов, регулирования расходной части и других аспектов.
Авансовые отчеты относят к бухгалтерским документам первичного формата.
Период хранения по разным статьям НК РФ
Отличные статьи НК РФ интерпретируют обязательство хранения отчетов авансового типа в течение разного временного отрезка.
Если речь идет о статье 23, нормы гласят о возможности хранения документов на протяжении 4-х лет.
Точно название документов по авансам не указано, но зато фигурируют налоговые и бухгалтерские документы, без которых не обходится расчет и уплата в бюджет страны налоговых отчислений, доходной и расходной частей.
Авансовый отчет помогает подтвердить расходы предприятия. Его представляют начальству наемные работники, чтобы подтвердить – подотчетные деньги потрачены по назначению. Работодатель в виде организации задействуют авансовые отчеты и документацию, приложенную к ним, чтобы снизить налогооблагаемую базу.
Выходит, бумаги, описывающие авансы, переходят в юрисдикцию статьи 23 НК РФ.
Если рассматривать подробно статью 283 этого же закона, хранение отчета необходимо на протяжении 10 лет. Это куда более длительный период, чем заявленный выше. Согласно тексту, на фирме подотчетные лица должны хранить источники, которые подтверждают понесенные расходы, если их переносят на будущий период времени.
Авансовые отчеты как раз относятся к этой категории. Поэтому срок хранения в 2021 году авансовых отчетов в организации действительно может достигать 10 лет. Длится он до тех пор, пока соответствующие затраты уменьшают налоговую базу. Ориентиром выступает период, когда был зафиксирован соответствующий расход денег наемных работником.
А вот из статьи 29 закона, зарегистрированного под номером 402-ФЗ, легко понять, что документы по авансовым платежам следует хранить на предприятии не больше 5 лет. Основой этого срока является отнесение отчетов к первичным документам учета. 5-летний отрезок времени отсчитывают от отчетного года.
Как видите, одного срока, проходящего по закону в качестве длительности хранения, не существует. Поэтому чтобы налоговая служба не предъявила претензий, юристы рекомендуют ориентироваться на самый продолжительный временной отрезок для хранения бумаг – 10 лет.
Предприятие обязуется сохранять документацию в безопасных условиях. Чаще всего для сохранности бухгалтерской и налоговой отчетности в организации выделяют отдельное помещение. Каждый ящик шкафа предназначен для конкретного вида официальных бумаг. Хорошо, если тумбочки закрываются на ключ.
Когда руководство фирмы меняется, документация передается новому начальнику. Последний, приняв пакет документов, назначает ответственное за их сохранность лицо, которому доверяет, или оставляет их у себя.
Как уничтожают авансовые отчеты
Рано или поздно, но документы по авансам, хранящиеся на предприятии дольше 10-летнего срока, приходится уничтожать. Из архивного подразделения они поступают на рассмотрение экспертов. Экспертиза поможет отобрать документацию к последующему уничтожению, не нарушающему законодательные нормы в России.
Членами экспертной комиссии могут стать такие должностные лица:
- из категории начальников, экономисты, бухгалтера;
- обязательно присутствие в комиссии представителя государственного архива.
Источник: https://hraneniegid.ru/dokumenty/kakoj-srok-hraneniya-avansovyh-otchetov-v-organizatsii-v-2021-godu.html